LGPD aplicada à fase de recrutamento e seleção de novos empregados
- Luana Jacudi
- 13 de abr. de 2022
- 6 min de leitura
Atualizado: 19 de jul. de 2022
Há muito que se falar em Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD no setor de Recursos Humanos.
Isso porque é nesse setor onde se tem o primeiro contato da empresa com empregados, parceiros, colaboradores etc., que em sua grande maioria são pessoas físicas, ainda que a empresa preste serviços exclusivamente para outras pessoas jurídicas.
Neste artigo, separamos dicas de como adequar à LGPD um dos procedimentos mais importantes do RH: a fase de recrutamento e seleção de empregados novos.
O que você verá neste artigo:
Proteção de dados no recrutamento e seleção de empregados
A principal dificuldade na adequação do setor de Recursos Humanos está na fase de recrutamento e seleção de empregados novos.
Aqui, leia-se não só apenas empregados, mas também estagiários, colaboradores, aprendizes...
Por isso, separamos algumas dicas de como aplicar a proteção de dados na fase de recrutamento e seleção, de acordo com a Lei e sem riscos de violar os direitos dos candidatos.
1. Como divulgar a vaga de forma correta
Aposto que você já viu alguns currículos com dados pessoais de mais, sem necessidade.
Em razão disso, no momento da divulgação da vaga, é preciso deixar claro os dados necessários para essa fase pré-contratação, para não ter contato com dados em excesso.
A Martins Horsth orienta: descreva quais dados pessoais você acha necessário serem apresentados para identificar e contatar o candidato, sempre tendo em mente que, para a LGPD, o quanto menos é o melhor.
Se o cadastro for realizado por meio de um formulário, e não mediante envio do currículo pelo candidato, tenha campos para preenchimento que se refiram aos dados mínimos necessários para essa fase de recrutamento, dando foco na formação e experiência do candidato e não em suas características individuais.
2. Quais dados pessoais devo solicitar no momento de recrutamento
A nossa orientação é no sentido de que sejam solicitados, além da formação e experiências: o nome, o telefone e o e-mail.
Além desses dados, podem não ser considerados estritamente necessários para a fase de recrutamento e seleção.
No entanto, caso você queira pedir alguns outros dados pessoais, atente-se nos dados que nunca devem ser solicitados nessa fase:
Dados de saúde ou à vida sexual;
Dados genéticos e/ou biométricos;
Dados de convicção religiosa;
Dados sobre filiação partidária (política);
Dados de origem racial ou étnica.
Entenda o motivo: é grande o risco de ser configurada uma discriminação, se forem solicitados os dados acima ou similares, que sejam muito particulares ou tenham a ver com alguma característica que possa levar a uma discriminação.
Caso você entenda ser necessário, por algum motivo, solicitar um dos dados acima, analise se pode ser configurada discriminação. Se não, explique o motivo para o candidato (sem redundância, vá direto ao ponto) e peça o consentimento dele para tanto (por escrito, sempre).
3. E se o candidato enviar mais dados do que o solicitado?
É muito comum os candidatos enviarem currículos com dados pessoais em excesso e sem necessidade, por livre e espontânea vontade.
Caso isso ocorra, garanta que exista um registro da divulgação da vaga solicitando apenas os dados estritamente necessários e explicitando quais dados são estes.
Se, ainda que você tenha tomado o cuidado na divulgação, o candidato quiser enviar dados a mais, ao fazer isto ele estará consentindo que você tenha acesso a estes dados.
4. Qual é o melhor meio de receber currículos
Antes de entrar na questão de qual é o melhor meio para receber os currículos, destacamos que, se possível, o melhor é ter apenas UM meio.
Orientamos assim para que os currículos fiquem centralizados em apenas um lugar, quase zerando o risco de ter currículos perdidos pela empresa (principalmente se você os recebe também impressos).
Tendo feito essa observação, vamos para os meios mais seguros para a sua empresa arrecadar currículos:
E-mail do setor de RH; ou
Formulário on-line.
Escolha um desses 2, não mais.
Após, deixe claro a escolha para a sua equipe do RH e para aqueles que ficam na recepção e cuidam dos e-mails da empresa. Desta forma, não haverá erro e ninguém aceitará o currículo por outro meio.
A nossa preferência é o formulário, tendo em vista a maior facilidade de comprovação posterior de que foram solicitados apenas alguns dados e pela possibilidade de deixar o candidato bem-informado por meio da descrição, informando todo o procedimento de seleção, armazenamento e descarte dos dados.
5. Como armazenar documentos com segurança
Tendo escolhido o melhor meio de arrecadar os currículos para a sua empresa, tire um tempo para criar todo o processo de seleção, desde o recebimento do currículo até o descarte deste (estipulando um prazo de armazenamento) – no papel mesmo, se preferir.
Assim, você poderá encontrar soluções e medidas de segurança para aplicar ao armazenamento e manuseio dos documentos dos candidatos.
Se você optou por receber via e-mail:
Dê acesso a este e-mail apenas aos empregados que precisem ter acesso a ele, sem senha compartilhada com todos;
Oriente-os para que eles não usem os dados/documentos fornecidos pelos candidatos para nenhum outro fim, senão o de fazer a seleção. De preferência, crie regras internas; e
Configure o e-mail para apagar os e-mails após o tempo determinado pela empresa para o armazenamento dessas informações, ou tenha sempre alguém para fazer este descarte no tempo determinado.
Se você optou por receber via formulário:
Deixe bem claro na descrição os dados necessários para se candidatar;
Aproveite para dizer como será o armazenamento, por quanto tempo, e que sua equipe se preocupa com a privacidade do candidato, além de disponibilizar um meio para contato em caso de dúvidas;
Não mantenha o registro das respostas por mais tempo do que o necessário para o preenchimento da vaga; e
Para isso, faça formulários por vagas e temporadas, não utilizando um único para todas as vagas.
6. Por quanto tempo devo armazenar os currículos?
Se o perfil do candidato não for interessante para as vagas abertas pela sua empresa, descarte o currículo.
Simples assim. Sem dó, sem apego. Não arquive dados sem necessidade.
Se você quiser armazenar para uma futura vaga, é preciso pedir o consentimento do candidato para ter os seus dados armazenados, e não os retenha por mais de 6 meses!
Os motivos são práticos: se não é necessário o armazenamento, não há razão de o currículo estar na sua empresa. Além de o currículo ficar desatualizado após um tempo curto, a LGPD é uma Lei minimalista e com regras que levam a uma única conclusão: não consegue justificar totalmente o motivo do documento estar na sua empresa? Exclua-o.
Essa orientação vale para respostas ao formulário também.
7. Descarte adequado dos documentos (físicos e eletrônicos)
Por fim, para realizar o descarte dos documentos/dados da forma correta, separamos algumas dicas importantes, que podem ser aplicadas no descarte de quaisquer documentos da empresa:
Exclua de forma que não possa mais recuperar o documento.
Para tanto, se o documento for eletrônico, vá à lixeira do dispositivo ou da plataforma utilizada e descarte o documento ou a mensagem ali também.
Se o documento for físico, não jogue no lixo antes de torná-lo muito dificultoso de ser recuperado.
Você já viu em filmes pessoas colando partes do papel jogado no lixo para poder ler o conteúdo?
É exatamente essa situação que devemos impossibilitar ou dificultar ao máximo.
Hoje, há empresas especializadas no descarte de papeis de forma segura.
Caso você não possa contratar esse serviço, é possível comprar uma fragmentadora de papel ou optar pelo lado de menor custo, porém mais trabalhoso: deixe os papeis de “molho” na água com detergente e bicabornato por 30 minutos. A tinta sairá do papel e não haverá nenhum risco de quem tiver acesso ao lixo recuperar os dados.
A solução pode ser "caseira". O importante é funcionar e aplicar proteção aos dados.
Conclusão
Você percebeu que são muitos os pontos que devemos nos atentar em apenas um procedimento realizado pelo setor de Recursos Humanos?
No entanto, por mais que sejam muitas as regras, é possível fazer a adequação do setor, de processo a processo, facilitando o dia a dia de toda a equipe.
Isso porque, para manter os dados da empresa seguros, devem ser criados procedimentos claros e com motivos reais e pré-definidos, sem dúvidas, com transparência, melhorando a gestão da empresa como um todo, além de diminuir erros humanos.
Por isso, orientamos, ainda, que sua empresa contrate uma consultoria especializada em proteção de dados.
Só assim poderá haver uma implementação da LGPD efetiva e pensada no dia a dia da sua empresa.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para que você comece a aplicar a LGPD na fase de recrutamento e seleção de novos empregados.
Você tem alguma dúvida sobre como implementar a proteção de dados na sua empresa?
A Martins Horsth pode te ajudar!
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